PREMIÈRE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE PENOU EN 2018

Procès-verbal de la 1ère Assemblée Générale de Penou United Association en 2018

Date : samedi 20 janvier 2018

Lieu : Melanesian Coffee & Nakamal, Nouville

Présents : Eddy S, Tavoa H, Jonathan S, Casimir R, Mireille W, Mélanie H, Isaac T, David R, Auriel S, Nathalie N, Gleen H, Rachelle P, James H, Honé G, Kisito T, Yvette S (16)

Arrivée en cours de réunion : Betty B.

Absents : Benoît, Esline, Virana, Grona, Sonia, Robert, Maryline, Baptiste, Ludovic, Linda, Samuel, Noël et Lucienne (13)

Ordre du jour : 

1- Adoption du bilan moral et financier 2018 ;

2- Propositions d’activités pour 2018

3- Calendrier des activités 2018

4- Le point sur les cotisations 2018

5- Questions diverses.

Le Président ouvre la séance à 12h35 et présente ses meilleurs vœux pour cette nouvelle année 2018 aux membres de l’association.

1-      Adoption du bilan moral et financier 2017 :

Casimir rappelle les différents points du bilan moral et financier présenté lors de l’Assemblée Générale du samedi 23 décembre 2017.

a-      Bilan moral : le bilan est positif avec 4 assemblées générales tenues dans le courant de l’année. Le bureau s’est réuni 8 fois pour préparer et mettre au point les activités de l’association. Concernant les ventes mensuelles de kava et de brochettes, il y en a eu au total 9 ventes plus le bingo annuel.

Des ventes de kava le mercredi soir ont été faites au nakamal du Médipôle mais à cause du peu de participation des membres, ces ventes ont été arrêtées après un mois d’essai.

b-      Bilan financier : Le tableau suivant a été commenté :

RECETTES	MONTANT	DEPENSES	MONTANT	BENEFICES
Cotisations	112 500
Ventes brochettes et kava	519 840	Achats ingrédients	30 000	489 840
Fête de la Pentecôte	32 940	Fête de la Pentecôte	12 900	20 040
Journée des Communautés		Journée des Communautés
Journée Bingo	312 815	Frais engagés au bingo	207 445	105 370
Ventes diverses		Achat matériel de cuisine	24 610
TOTAL A:	978095	TOTAL B:	274 955	615250
Banque Société Générale
Solde antérieur (31 déc.2016)	2 030 929
		Funérailles Bani TAMATA	306 430
		Funérailles de Léo LINI	293 510
		Frais de tenue de compte	6 428
Dépôts à la banque:	560 960	Débit à la banque:	606 368
Solde créditeur (29 déc.2017)	1.985.521

Si l’on regarde les mouvements sur le compte bancaire : il y a eu des dépôts d’un montant total de 560.960 francs contre un montant total des débits de 606.368 francs. Et le solde créditeur au 29 décembre 2017 est de 1.985.521 francs.

Après discussion, le bilan a été jugé positif. Toutefois, la participation des membres a été jugée peu encourageante si l’on regarde les activités proposées.

Henri ajoute que tout le monde critique mais aucune personne ne propose de solutions intéressantes.

Deux idées ont été proposées :

-   faire rentrer plus de jeunes dans le Bureau et dans l’association.

-  élargir l’association aux autres familles de Pentecôte.

Le bilan moral et financier a été ensuite mis au vote : tous les membres à jour de leurs cotisations 2017 pouvaient voter. Le bilan a été adopté à l’unanimité par les 16 membres présents.

2-      Propositions d’activités pour 2018 :

Casimir rappelle les propositions faites lors de la dernière AG du 23 décembre 2017 et noté dans le procès -verbal. À la suite du constat de faible participation des membres aux activités de l’association et afin de faire participer un plus grand nombre, il est demandé pour cette année :

2.1- que chaque adhérent donne 10.000 francs en début d’année pour l’achat de la tombola américaine (5 feuilles) et des ingrédients pour la restauration.

2.2- qu’une réunion avec tous les membres se fera avant le bingo pour impliquer plus de monde.

2.3- qu’il y ait plus d’assiduité aux réunions et aux activités de Penou. Une radiation de l’association pouvant être envisagée dans le cas contraire.

Et afin d’intéresser davantage les membres, il y aura ces activités orientées les vivants :

2.4- Un trousseau de rentrée : pour chaque enfant scolarisé et dont les parents sont à jour de leurs cotisations 2018, l’association donnera un bon de 5.000 francs à faire valoir à l’AS de Trèfle.

2.5- Penou organisera la fête de la Pentecôte du dimanche 20 mai 2018. Chacun apporte à manger et à boire. Penou achètera un cochon qui sera cuit au four.

2.6- Penou organisera la fête des mères et celle des pères en même temps le samedi 16 juin. Chacun apportera à manger et Penou prendra la boisson et les gâteaux.

2.7- Dans le courant de l’année, il y aura des sorties organisées pour les enfants et les membres à jour de leurs cotisations et qui participent activement aux activités de l’association.

      2.8- Une ou plusieurs soirées de musique seront également organisées dans un nakamal ou à la Guinguette de Païta.

2.9- Le bingo annuel de l’association se fera le samedi 13 octobre 2018. Le lieu sera fixé ultérieurement.

Kisito soumet la proposition suivante concernant les défunts et les funérailles pour alléger les caisses de l’association : il propose que Penou donne une participation d’un montant à définir et la famille prend en charge le reste.

Casimir rappelle que ce point a déjà été discuté aux réunions du Bureau. Le Bureau va donc approfondir la question et faire une proposition chiffrée lors d’une prochaine assemblée générale. La question de l’assurance-décès ou de la caisse de Prévoyance est à approfondir.

3-      Calendrier des activités 2018 :

Pour les ventes mensuelles de l’association, il est proposé de faire par alternance une vente de brochettes (200frs/1) un mois et le mois suivant une vente de barquettes de salade de poissons (1.000frs/barquette). Cette proposition a été acceptée à l’unanimité.

Voici un projet de calendrier à compléter lors de la prochaine AG :

Vente de brochettes/salade de poissons

Soirée kava

Dates	Préparation/ grillade/vente	Responsables : achat/vente
JANVIER	Brochettes
1- Samedi 20 janvier	Mireille, David, Glenn	Eddy, Robert & Linda
FEVRIER	Salade de poissons
2- Samedi 10 février	Jimmy, Mélanie Rachelle	Mireille, Kisito, Honé
MARS	Brochettes
3- Samedi 10 mars	Gleen, David,	Mélanie, Yvette, Alan
AVRIL	Salade de poissons
4- Samedi 14 avril	Mélanie, Mireille, Auriel	Isaac, Casimir, Henri
MAI	Brochettes
5- Samedi 12 mai	Jimmy, Eddy, Kisito	Auriel, Samuel, Nathalie
Dim. 20 : La Pentecôte	Repas : chacun apporte Penou : 1 cochon	Kava : 1 000frs/membre
JUIN	Salade de poissons
6- Samedi 16 juin	Mélanie, Auriel, Nathalie
Ventes + Fêtes de Mère & Pères	Repas : chacun apporte Penou : gâteaux + boissons
JUILLET	Stand Fête Indépendance
7- Samedi 28 juillet Dimanche 29 juillet
AOUT
8- Samedi 11 août
SEPTEMBRE
9- Samedi 8 septembre
OCTOBRE	JOURNEE BINGO
10- Samedi 13 octobre
NOVEMBRE
11- Samedi 10 novembre
DECEMBRE
12- Samedi 15 décembre

4-      Cotisations 2018 :

Il est rappelé à l’assemblée que la cotisation pour un adhérent s’élève à 3.500 francs pour un adulte et 1.000 francs pour un enfant.

Pour bénéficier du trousseau de rentrée, il faudra payer ces cotisations avant le 10 février 2018.

Le Bureau se charge d’appeler les absents pour leur demander s’ils veulent rester dans l’association ou pas. Si c’est oui, alors leur faire connaître les activités et demander une plus grande implication de leur part.

Tenir une liste des cotisants et mettre à jour quand nécessaire.

5-      Dates et lieux des prochaine ventes :

La prochaine vente aura lieu le samedi 10 février 2018 au Coffee & Melanesian Nakamal, à Nouville.

La vente suivante aura lieu le samedi 10 mars 2018 au Nakamal d’Isaac, à Nouville.

Henri ira voir Julienne dans les prochaines semaines et si les choses se débloquent, on pourra envisager des ventes au Raga Nakamal par la suite.

L’ordre du jour étant épuisé, le Vice-Président remercie les membres de leur présence encourageante et clôt la réunion à 14h15.

Le Secrétaire : C. RUNA                                                Le Président : E. SIRO

Un point sur les ventes du cette journée du samedi 20 janvier :

a-      Dépenses : Supérette Feu Vert : 13. 684 frs

 Carrefour :                18.477 frs

Total des dépenses : 32. 161 frs

(Dépenses importantes car il a fallu racheter beaucoup de choses pour démarrer l’année.)

b-      Recettes : Restauration : 29.550 frs        bingo : 5.100 frs

Cotisations :   15.000 frs        kava : 15.750 frs

Total des recettes : 65.400 frs

c-      Bénéfice des ventes : 32.161 frs