PV de la 4 ème Assemblée Générale du 23 décembre 2017

Procès-Verbal de la 4ème Assemblée Générale de Penou United Association

                                    Date : dimanche 23 décembre 2017

                                    Lieu : Melanesian Coffee & Nakamal, Nouville

          Présents : Eddy, Gérard, Mélanie, Jonathan, Henri, Casimir, Glenn, Simone, Mireille, David, Kisito, Isaac, Betty.

            Absents excusés : Jemes, Sylviane

Ordre du jour : 1- Bilan moral des activités

                           2- Bilan financier

                           3- Propositions du Bureau pour 2018

                           4- Propositions d’activités par les membres

                           Questions diverses : Prochaine Assemblée Générale

1 – Bilan moral des activités 2017

       Le Président ouvre la séance à 14h30 et fait une lecture du bilan préparé par le Secrétaire et qui aborde les points suivants :

1.1 - Les AG et Réunions de Bureau :

Cette année 2017, le nouveau bureau élu pour deux ans (article 9 du Statut) a essayé d’innover les choses dans le fonctionnement de l’association : il a fallu se réunir assez régulièrement pour mettre les choses au point. Et pour chaque réunion, il y a eu une trace écrite qui est conservée. C’est ainsi que cette année 23017, il y a eu :

1.1.1          4 Assemblées Générales comme suit :

Première A G le dimanche 26 mars 2017 où un bilan financier a été fait et présente un solde créditeur à la banque de 2.002.686 Francs.  [17 présents – 11 absents]

Seconde A G le dimanche 9 avril 2017 où les membres du Bureau ont été renouvelés. [25 présents – 7 absents]

Troisième A G le dimanche 9 juillet où le calendrier des activités de ventes a été revu. [21 présents – 2 absents]

Quatrième A G le samedi 23 décembre, aujourd'hui, où nous faisons le bilan moral et financier de 2017. [13 présents – 17 absents]

1.1.2-       8 réunions de Bureau : Ces réunions de Bureau ont servi à préparer et mettre au point les activités de l’association et aussi à prendre les décisions sur la participation ou non de l’association à certaines demandes extérieures : la Fédération des Associations des Provinces de Vanuatu, la Journée des Communautés au Château Hagen, le Groupe des Femmes de Santo, le dimanche en mode doux spécial Vanuatu, etc…

1.2 - Les activités de ventes :

Un programme d’activités a été mis en place pour les soirées kava et les ventes de brochettes sur une base mensuelle du samedi 8 avril au dimanche 10 décembre soit un total de 9 soirées kava et 9 ventes de brochettes. Ce programme a été revu plus tard suite à l’augmentation du prix du kava à partir du mois d’août.

Concernant les ventes de kava au Médipôle, il y en a eu une dizaine mais comme il y avait peu de membres qui participaient, les ventes ont été arrêtées.

Par ailleurs, des ventes de brochettes ont été rajoutées à partir du mois d’octobre pour aider les adhérents qui en ont fait la demande. Il y en a eu 4 (pour Glenn, David, Oné et Gérard).

Enfin, pour les cotisations, un effort particulier a été fait auprès des membres et nous comptabilisons 30 membres à jour de leurs cotisations pour un montant total de 112.500 francs.

 1.3 - Les funérailles des membres décédés et les coutumes de deuil :

L’association Penou a pris en charges les frais des funérailles de deux membres décédés durant l’année :

a-       Pour Edwin Bani TAMATA : il y a eu des frais de 124.242 francs pris sur son compte CCP et l’association Penou a payé 306.430 francs.

b-      Pour Léo LINI : les frais réglés par l’association : 293.510 francs.

c-       Pour la coutume de deuil pour Gilles ZUCCOLO : 6.890 francs

Pour les autres coutumes marquant les 100 jours d’Anthony et les 30 jours de Bani de même que pour les 100 jours de Bani, ce sont les familles des lignées TABI et BULE qui ont pris en charge les dépenses.

1.4 - Les activités culturelles et de détente :

Jusqu'ici, nos activités ont consisté en des ventes mensuelles de kava et de brochettes et d’un bingo annuel, tous destinés à financer les funérailles des membres. Et cette année, dans nos discussions, il a aussi été questions d’ajouter d’autres activités de détente, des activités culturelles, de ventes, etc… tournée vers nous les vivants.

C’est ainsi qu’à la dernière réunion du Bureau du lundi 4 décembre, il a été proposé d’organiser une sortie de fin d’année pour les enfants des membres et leurs parents. Au programme : tournée en ville avec le petit train suivi d’un pique-nique au Kuendu Beach. Et pour l’an prochain, il y aura un trousseau de rentrée pour aider les enfants scolarisés, on fêtera ensemble la fête des mères, celle des pères et aussi la fête de la Pentecôte.

Il avait été question aussi d’apprendre des chansons en langues, des danses coutumières et même des cours de bislama(n) aux plus jeunes.

Toutes les autres idées sont les bienvenues et seront étudiées par le Bureau.

Henri rajoute qu’il avait proposé des activités pour faire rentrer de l’argent mais peu de personnes ont soutenu ces initiatives qui ont été abandonné après quelque temps. Il demande de voir ce qui est possible de faire et après c’est à chacun de respecter le calendrier et surtout les responsabilités pour lesquelles on s'est porté volontaire.

2– Bilan financier 2017

Un tableau des recettes et des dépenses a été présenté et commenté. En voici un revu et mis à jour :

RECETTES	MONTANT	DEPENSES	MONTANT	BENEFICES
Cotisations	112 500
Ventes brochettes et kava	519 840	Achats ingrédients	30 000	489 840
Fête de la Pentecôte	32 940	Fête de la Pentecôte	12 900	20 040
Journée des Communautés		Journée  Communautés
Journée Bingo	312 815	Frais engagés au bingo	207 445	105 370
Ventes diverses
		Achat matériel de cuisine	24 610
TOTAL A:	978095	TOTAL B:	274 955	615250
Banque Société Générale
Solde antérieur (31 déc.2016)	2 030 929
		Funérailles Bani TAMATA	306 430
		Funérailles de Léo LINI	293 510
		Frais de tenue de compte	6 428
Dépôts à la banque :	560 960	Débit à la banque :	606 368
Solde créditeur (29 décembre 2017)	1.985.521

Ces chiffres parlent d’eux-mêmes. Ce qu’il faut retenir c’est que :

a-      Le bingo n’a pas rapporté autant que souhaité parce que la participation des membres a été faible et les lots ont coûté trop chers. Pour 2018, il faudra trouver des lots moins chers et surtout arriver à faire participer davantage les membres en faisant des réunions de préparation avec tout le monde.

b-      Point positif : les membres ont été plus nombreux à payer leurs cotisations. Cela est dû aussi au travail du Bureau auprès des membre : 30 sont à jour de leurs cotisations pour un total de 112.500 frs.

c-      Au 29 décembre 2017, le solde à la banque est créditeur de 1.985.8521 Francs.

3- Propositions du Bureau pour 2018

Devant le constat de la faible participation des membres au Bingo du 8 octobre 2017 qui ne jouent pas le jeu, il faudra trouver des solutions pour les faire bouger et les faire participer plus.

Des propositions ont été faites dans ce sens lors de la réunion du Bureau du 4 décembre 2017 :

3.1- A la première Assemblée Générale, demander aux membres de verser 10.000 francs pour l’achat de la tombola américaine (5 feuilles chacun) et aider à l’achat des ingrédients pour la restauration. Et s’ils ne peuvent pas être présents à la journée, ils auront déjà donné leur participation.

3.2-  Faire une réunion avec tout le monde avant la journée bingo pour impliquer le plus possible de personnes.

3.3-  Demander aux membres d’être plus assidu en étant présents à toutes les réunions et à nos activités. Au bout de 3 absences constatées, le membre concerné sera radié de la liste. Et s’il demande à réintégrer l’association, il devra payer une amende. (Cette disposition sera à mettre dans le Règlement Intérieur.)

4- Autres activités proposées :

Après discussion, tout le monde s’accorde aussi pour des faire des activités tournées vers les vivants afin de motiver les membres et sympathisants. Voici quelques activités possibles :

a-      Un trousseau de rentrée avec un bon de 5.000 francs par enfant scolarisé pour les membres à jour des cotisations de 2018.

b-      Organisation de la Fête de la Pentecôte (achat d’un cochon)

c-      Organisation de la Fête des Mères et des Pères ensemble à la fin juin (achat de boissons et de gâteaux)

d-      Organisations de sorties pour ceux qui ont cotisé et qui participent aux activités,

e-      Organisations de soirées de musique dans un nakamal ou à la Guinguette de Païta (la question de la sécurité est à étudier et faire la demande à la Mairie de Païta pour la Guinguette).

Lors de la prochaine AG, un calendrier des activités 2018 sera établi. Le lieu de ces activités ayant été soulevé, l’assemblée est d’accord pour que les choses se fassent à tour de rôle au Raga Nakamal, au Melanesian Nakamal puis au Nakamal d’Isaac.

5- Retour sur ce qui s’est passé le 10 décembre :

Kisito pose alors la question de savoir ce qui s’est passé le dimanche 10 décembre quand l’AG prévue n’a pas pu avoir lieu. Julienne, en colère, n’arrêtant pas de rouspéter contre les membres du Bureau, il a été jugé préférable de quitter les lieux une fois les brochettes vendues. Tout le monde n’ayant pas compris les propos de Julienne, ceux-ci ont été rapportés par Simone une fois arrivé à Koutio.

Jonathan a répondu que c’était Julienne seule qui s’était emportée ce jour-là car elle attendait que l’association lui fasse un geste de pardon.

Kisito a souhaité que cette affaire soit réglée au plus vite. Et Henri a dit qu’il allait s’en charger.

6- Prochaine AG le samedi 20 janvier 2018 :

Après discussion, la date du samedi 20 janvier a été arrêtée et cela se fera au Melanesian Nakamal, à Nouville. A cette occasion, il y aura au programme :

a-      Une vente de brochettes à partir de 9 heures (responsables : Mireille, David et Glenn)

b-      L’AG de Penou de 12 heures à 13 heures

c-      Une soirée kava (responsables : Eddy, Robert et Linda)

L’ordre du jour étant épuisé, le Vice-Président remercie les membres présents pour leur participation active et souhaite de bonnes fêtes de fin d’année à tous.

La séance est close à 16 h 00.

Le Président : E. SIRO                                             Le Secrétaire : C. RUNA